All’inizio della loro missione i Monuments Men si trovarono a operare in condizioni di grande difficoltà. Infatti la sezione Monumenti, belle arti e archivi che dava loro il nome era inizialmente soltanto una sorta di reparto di consulenza all’interno dell’esercito anglo-americano: godeva dell’appoggio del Presidente Roosevelt e dell’élite culturale americana ma non aveva il diritto formale di impartire ordini ad altri soldati, a prescindere da ordine e grado.
Anche il numero di uomini assegnati alla sezione Monumenti era chiaramente insufficiente: per proteggere i beni di interesse culturale in tutto il nord Europa con lo sbarco in Normandia arrivarono in Francia solo 15 Monuments Men, tra inglesi e americani, di cui 7 assegnati a compiti di coordinamento in ufficio e 8 assegnati alle diverse armate per operazioni sul campo.
Come consulenti esperti di storia dell’arte i Monuments Men avevano in dotazione soltanto degli elenchi con i luoghi di maggiore interesse storico artistico e delle mappe per raggiungerli. Tutte le altre risorse necessarie per realizzare la loro missione, a partire dai semplici mezzi di trasporto per effettuare i sopralluoghi, dovettero essere oggetto di contrattazione con la burocrazia militare a partire
Dopo aver raggiunto un monumento presente negli elenchi, i Monuments Men erano chiamati a fare rapporto sullo stato di conservazione del bene ed eventualmente a organizzare un intervento di emergenza. A chiusura dell’ispezione gli uomini della Monumenti affiggevano un cartello con la scritta “Off Limits”: riportava gli ordini del generale Eisenhower, che impediva l’ingresso a personale militare nel monumento storico o istituzione culturale e che equiparava qualsiasi furto o danno a un’offesa di carattere militare.
I celebri cartelli Off-Limits erano l’unico modo per impedire che gli edifici storici fossero ulteriormente danneggiati: i Monuments Men effettuavano i sopralluoghi quando i territori erano già stati liberati e non c’era alcun presunto motivo militare per arrecare ulteriori danni ai beni artistici.